Computo ore riunioni

Salve a tutti! Avrei alcuni quesiti da porre che riguarda il calcolo delle ore dovute per le attività di consigli, collegi etc. Io ho avuto un incarico di 9 ore settimanali e la DS mi ha accordato di dimezzare gli impegni relativi alle riunioni. Ho scoperto poi che ci sono due tipologie diverse di attività e ora sto calcolando quanto effettivamente ho fatto in modo da calibrare la mia presenza per gli adempimenti di fine anno. Dimenticavo di dire che insegno in una scuola media e che sarò impegnata negli esami per la classe terza.
Ecco la prima domanda: la riunione preliminare, che nella nostra scuola è stata fissata per settimana prossima, in vista degli esami va nel computo ore?
Il famoso prospettino da dare in Segreteria per segnalare che si è giunti al tetto massimo va consegnato quando si sono già svolte tutte le attività? Lo chiedo perché il nostro ultimo collegio, come penso per tutti, sarà a fine giugno e questo è il tipo di riunione alla quale la DS mi ha detto di non mancare. Posso consegnare il prospetto mettendo in previsione quelle due ore future? Preferirei portarmi avanti perché vorrei che fosse chiaro che non mi vedranno alla miriade di riunioni di dipartimento fissate per i prossimi giorni non per pigrizia, ma perché sono già al mito tetto massimo.
Laddove non ci fosse un orario ufficiale di inizio e fine delle riunioni sui documenti ufficiali (piani di lavoro, circolari), mi dovrei attenere all'orario di effettiva conclusione della riunione, mentre nei casi di impegni fissati con precisione fa fede ciò che era stato preventivato sulla carta, ho capito bene?
Ultimo "conforto": nella categoria delle riunioni collegi/dipartimenti/colloqui vanno anche tutti gli impegni di altra natura, tipo gli incontri con figure esterne alla scuola ai quali siamo stati chiamati durante l'anno? Grazie a chi vorrà rispondere!