Verbalizzazione di riunioni in videoconferenza

Sono stato nominato segretario per uno dei consigli di classe che si terranno nei prossimi giorni in videoconferenza nel mio istituto.

La nota MI n. 278 del 06/03/20 chiarisce che le riunioni degli organi collegiali possono essere effettuate con modalità telematiche, ma non dà indicazioni su come accertare la presenza dei partecipanti per la durata della riunione.

Come conviene comportarsi nella redazione del verbale nel caso ci siano docenti che non possono o non vogliono mostrarsi con la webcam?

Mi rendo conto che probabilmente è una questione di scarsa importanza, ma vorrei evitare di commettere errori.

webcam o no se ci sono lo sai.

Suppongo che Garamond si chieda come fare a verificare che il collega X non ha semplicemente detto ciao e poi sia andato a fare altro lasciando il computer connesso.

Si fa quel che si può, quel che non si può fare non si fa. Il collega X ha detto che è presente alla riunione? Allora sarà presente anche sul verbale.

[quote="mac67"]Suppongo che Garamond si chieda come fare a verificare che il collega X non ha semplicemente detto ciao e poi sia andato a fare altro lasciando il computer connesso.

Si fa quel che si può, quel che non si può fare non si fa. Il collega X ha detto che è presente alla riunione? Allora sarà presente anche sul verbale.[/quote]

Esatto. Più in generale volevo capire quali accorgimenti è bene prendere per scrivere il verbale di una riunione a distanza. Purtroppo mi è già capitato di ricevere contestazioni da alcuni componenti di consigli di classe particolarmente "animati".

[quote="Garamond"][quote="mac67"]Suppongo che Garamond si chieda come fare a verificare che il collega X non ha semplicemente detto ciao e poi sia andato a fare altro lasciando il computer connesso.

Si fa quel che si può, quel che non si può fare non si fa. Il collega X ha detto che è presente alla riunione? Allora sarà presente anche sul verbale.[/quote]

Esatto. Più in generale volevo capire quali accorgimenti è bene prendere per scrivere il verbale di una riunione a distanza. Purtroppo mi è già capitato di ricevere contestazioni da alcuni componenti di consigli di classe particolarmente "animati".[/quote]

Se lo fate con Skype, puoi registrare la (video)chiamata, rimane per 30 giorni. All'inizio della riunione li informi che stai registrando per preparare il verbale (Skype avvisa i partecipanti che qualcuno sta registrando). Se obiettano, fai presente che con le modalità adottate non è semplice prendere note per il verbale e quindi poi non se la prendano.

A parte questo, puoi comunque registrare (con lo smartphone, per esempio) l'audio della riunione. Non sei obbligato a chiedere il permesso (sei presente), ma non puoi diffondere l'audio né farlo sentire a nessuno.

tentativo da parte della gilda venezia
di fare un regolamento (cinque articoli anche piuttosto lunghi)

www gildavenezia it /gli-organi-collegiali-della-scuola-a-distanza-devono-essere-regolamentati/

(se desiderato il link e' facilmente ricostruibile)

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Cosa cambia se ci mette la faccia o no? Basta che intervenga a voce o che scriva sulla chat.

Se qualcuno si permette di contestare perché è stata messa ai voti una delibera mentre lui/lei non c'era, sono affari suoi, che sia contato tra gli astenuti, o anche tra gli assenti...

Grazie dei consigli. Alla fine la riunione è stata piuttosto vacua e fortunatamente non ci sono stati problemi tecnici.

Credo comunque che il problema non vada sottovalutato. Penso soprattutto ai verbali dei collegi docenti e degli scrutini, nel caso ci siano deliberazioni controverse. Sicuramente il suggerimento di mac67 può tornare utile.


[quote="paniscus_2.1"]Cosa cambia se ci mette la faccia o no? Basta che intervenga a voce o che scriva sulla chat.[/quote]

Sia chiaro: a me non interessa che uno attivi o no la webcam, e non chiederei mai a nessuno di attivarla se non vuole.
In presenza, se un componente del consiglio si assenta per parte della riunione, normalmente lo scrivo nel verbale.
In questo caso non posso sapere se qualcuno si assenta a meno che non abbia la webcam attiva.

[quote="paniscus_2.1"]Se qualcuno si permette di contestare perché è stata messa ai voti una delibera mentre lui/lei non c'era, sono affari suoi, che sia contato tra gli astenuti, o anche tra gli assenti...[/quote]

Se si mette ai voti una delibera e un componente non risponde, come faccio a essere sicuro che sia assente/astenuto e che non abbia invece problemi tecnici che impediscono di rispondere (o prima ancora di sentire che è stata proposta la votazione)?
Con la webcam attiva, almeno posso vedere se la persona è davanti al computer. Questo non risolve il problema, ma è meglio di niente.